Automatizare și organizare de procese

Partea de organizare

Cea mai mare parte a timpului pierdut într-o firmă nu se pierde din lipsă de softuri. Se pierde pentru că nimeni nu a scris niciodată cine răspunde de ce.

Procedura scrisă, pe procese

• De la comandă la platăCine cere, cine aprobă achiziția, cum intră factura, când se plătește, cine confirmă recepția.
• De la ofertă la încasarePolitica de credit, termenele, facturarea, urmărirea restanțelor, când se oprește livrarea către un client rău-platnic.
• Salarizare și personalPontaj, concedii, adeverințe, intrări și ieșiri — cu termenele la ITM și REGES.
• Casă și deconturiCe se decontează, pe ce document, până la ce sumă, cu ce aprobare.
• Închiderea luniiO listă cu zilele și responsabilii, ca raportul să iasă la aceeași dată în fiecare lună.

Matricea de aprobare

Documentul care lipsește din aproape toate firmele mici: cine semnează ce, până la ce sumă, și cine semnează când persoana aia e în concediu. Fără el, ori administratorul aprobă tot, ori nu aprobă nimeni.

Roluri, nu persoane

Procesele se scriu pe roluri. Când pleacă un om, nu pleacă și procesul cu el.

Partea de automatizare

Ce se poate scoate din mâna omului odată ce procesul e limpede:

• Intrarea documentelorFacturile ajung din e-mail sau din e-Factura direct în contabilitate, clasificate pe furnizor și pe cont.
• VerificareaUn control care compară înregistrarea contabilă cu documentul scanat și scoate la vedere doar diferențele.
• Reconcilierea bancarăExtrasul potrivit automat cu facturile și cu încasările, cu excepțiile scoase la vedere.
• ArhivaDocumentele se denumesc singure și ajung în dosarul clientului potrivit, nu în „Descărcări".
• Fluxurile de aprobareCine aprobă ce, până la ce sumă, cu urmă scrisă — implementate în platforma pe care o folosiți deja.
• Memento-uri și sarcini recurenteScadențe, contracte care expiră, declarații — anunțate înainte, nu după.
• Legătura între softuriProgramul de contabilitate, cel de facturare, banca și platforma de HR să vorbească între ele.
• Raportarea obligatorieSAF-T și e-Factura, fără repetarea acelorași extrageri în fiecare lună.
• Tabloul de indicatoriCifrele care contează, actualizate singure, nu recalculate manual în Excel.

Cum arată un proiect

1. Audit de proces, o săptămână. Stau lângă om și cronometrez. Nu întreb „cum ar trebui să meargă", mă uit cum merge.
2. Harta. Vă arăt unde se pierde timpul, unde se dublează munca și care pași se pot scoate cu totul. De multe ori răspunsul nu e automatizare, e eliminare.
3. Procedura și matricea de aprobare. Scrise, pe roluri, într-un limbaj pe care îl înțelege și cineva care intră mâine în firmă.
4. Pilot pe un singur proces — cel mai repetitiv și cel mai detestat. Măsurăm timpul înainte și după.
5. Predare. Oamenii instruiți, procedura în mâna lor, iar firma rămâne cu ea. Nu creez dependență de mine.

Ce nu fac

Nu vând software și nu iau comision de la niciun furnizor. Dacă soluția este un program care trebuie cumpărat, vă spun care și de ce — dar achiziția o faceți dumneavoastră, direct de la furnizor.

Și nu automatizez pentru disponibilizări. În firmele mici, timpul recuperat se duce în munca pe care nimeni n-apucă s-o facă.

Experiența din spate